मंत्रालय में ई-आफिस सिस्टम लागू अब आज से कागजी फाइलें बंद

भोपाल,प्रदेश के मंत्रालय में सोमवार से कागजी फाइलों की दौड बंद हो गई है। मंत्रालय में नए वित्तीय वर्ष के पहले कार्यदिवस दो अप्रैल से ई-आफिस सिस्टम लागू हो गया है। अब मंत्रालय में सारा फाइल मूवमेंट ई-आफिस के जरिए शुरु हो जाएगा। इस प्रणाली से काम शुरु होने पर फाइल मूवमेंट तेज हो जाएगा। सामान्य प्रशासन विभाग ने सभी विभागों के अपर मुख्य सचिव, प्रमुख सचिव तथा सचिवों को इस संबंध में निर्देश जारी कर मंगलवार से ई-ऑफिस तकनीक पर कार्य करने के निर्देश दिए है। सामान्य प्रशासन विभाग ने विभागों के आला अफसरों को जारी निर्देश में कहा है कि मंत्रालय में कार्यवाही त्वरित गति से किए जाने के लिए आधुनिक तकनीक का उपयोग किए जाने के उद्देश्य से ई-ऑफिस की कार्यप्रणाली लागू करने का निर्णय लिया गया है। दो अप्रैल से मंत्रालय के सभी विभागों की नस्तियों का परिचालन ई-ऑफिस की वेबसाइट मंत्रालय डॉट एमपी ई-ऑफिस डॉट जीओवी डॉट इन के जरिए प्रारंभ किया जाए। मंत्रालय में ई-ऑफिस सिस्टम में फाइल मूवमेंट के लिए मंत्रालय के बाबु, अनुभाग अधिकारी, अवर सचिव, उपसचिव, अपर सचिव, सचिव, प्रमुख सचिव, अपर मुख्य सचिव, मुख्य सचिव और अधिकांश मंत्री मंत्रालय में प्रशिक्षण ले चुके हैं।
ई-ऑफिस सिस्टम में काम करने के लिए मंत्रालय में हर बाबू, अनुभाग अधिकारी, से लेकर प्रमुख सचिव के टेबल पर कम्प्यूटर, स्केनर और प्रिंटर लगा दिए गए है। कई विभागों में पहले से ही इस सिस्टम पर पैरलल काम चल रहा है। अब दो अप्रैल से मंत्रालय की सारी फाइलें इसी सिस्टम के जरिए संचालित हो रही है। मंत्रालय में शिकायतों, घोषणाओं और निर्देशों के मूल कागज स्कैन कर संबंधित बाबू उपर के अधिकारियों को बढ़ाएंगे। जो फाइल प्रमुख सचिव तक जाना है और जो फाइलें मंत्री स्तर तक जाना है वे डिजिटल हस्ताक्षर और नोटिंग के साथ ऑनलाइन मूव होगी और मंत्री, मुख्यमंत्री के अनुमोदन के बाद नीचे आने के बाद उसपर आदेश भी ऑनलाइन जारी हो जाएंगे। सारी फाइल ऑनलाइन रहने के कारण फाइल गुमने का संकट नहीं होगा। कौन सी फाइल कहां कितने दिन अटकी रही। किसके हस्ताक्षर और नोटिंग के कारण फाइल को मूव होने में कितना समय लगा यह ऑनलाइन देखा जा सकेगा। ई-आफिस सिस्टम में फाइल मूवमेंट होने से बाबू से होकर मंत्री तक पहुंचने में एक से डेढ़ महिने का समय लग जाता था और कई बार तो बीच में ही फाइलें गुम जाती थी। इससे सरकारी योजनाओं के क्रियान्वयन में फाइल मूवमेंट के कारण ही अक्सर देरी हो जाती है। ई-आफिस सिस्टम से सभी स्तरों पर फाइल मूवमेंट तुरंत हो जाएगा।